Funktioner
CTM e-Procurement finns i två versioner, CTM Corporate och CTM Enterprise, för att tillfredställa just era behov.
| Funktioner | Corporate | Enterprise |
| Upphandlingar och anbud |  |
|
| Avtalshantering | |
|
| Ramavtal och avrop | |
|
| Leverantörsdatabas | |
|
| Dokument | |
|
| Omvända auktioner | |
|
| Rapporter | |
|
| Inköpsplanering | |
Upphandlingar och anbudsförfrågningar
Systemets RFX-motor innehåller funktioner för att skapa och publicera olika typer av upphandlingar och anbudsförfrågningar. Svarsformulär, kravspecifikationer, avtalsförslag och andra typer av affärsdokument kan konstrueras upp med hjälp av systemets dokumentfunktioner eller genom att ladda upp filer i andra format såsom Word, Excel, etc. All extern kommunikation sker i systemet genom att leverantörerna loggar in med ett eget konto i ett leverantörsgränssnitt. Efter att anbud och offerter har inkommit från leverantörerna sker sammanställning och utvärdering enkelt med systemets hjälp. Utifrån genomförd utvärdering kan sedan avtal tecknas med önskad leverantör. Innan leverantören signerar avtalet elektroniskt finns även möjlighet att inhämta attester. Signerade avtal lagras sedan i avtalsdatabasen.
Avtalshantering
Avtalsdatabasen innehåller organisationens samtliga befintliga och historiska avtal. Med avancerade sökfunktioner kan enskilda eller grupper av avtal lokaliseras. Varje avtal har en detaljvy där all information kring avtalet återfinns såsom löptid, avtalsbilagor och versionshistorik. Vid skapande, förlängning och uppdatering av avtal kan attester och leverantörssignatur genomföras elektroniskt.
Ramavtal och avrop
I systemet särskiljs ramavtal och övriga avtal. Ramavtal skapas genom att definiera kategorier som sedan i sin tur används för att specificera konkurrensutsatta avropsförfrågningar och direktavrop mot ett specifikt ramavtal. Systemets funktioner för avrop är framförallt lämpliga för att hantera mer komplexa varor och tjänster. Genomförda avrop kopplas till aktuellt ramavtal för att förenkla uppföljning och framtagande av statistik. Attester och leverantörssignatur genomförs elektroniskt.
Leverantörsdatabas
Leverantörsdatabasen är en förteckning över organisationens befintliga leverantörer. Databasen är sökbar och leverantörer kan enkelt läggas till, tas bort och uppdateras. Varje leverantörsbolag har en detaljvy där uppgifter såsom adresser och användarkonton återfinns. Eftersom all kommunikation och alla affärer genomförs direkt i systemet måste minst ett användarkonto knytas till varje leverantörsbolag så att en medarbetare kan logga in i systemet och svara på förfrågningar, signera avtal, etc. Systemet innehåller en sökbar förteckning över alla användarkonton som också fungerar som ett kartotek över nyckelpersoner hos leverantörerna. Leverantörerna administrerar själva sina kontaktuppgifter för att säkerställa en hög datakvalitet. Den egna organisationen kan enkelt lägga till, uppdatera och ta bort användarkonton när så krävs.
Dokument
Dokumentmodulen är en central del av systemet. Här skapas dokument som används i andra delar av systemet i olika sammanhang. Dokument skapas i systemet på ett enkelt och dynamiskt sätt, direkt i webbgränssnittet, oavsett om det rör sig om en avtalstext eller ett interaktivt svarsformulär som skall användas i en upphandling. Utifrån ett dokument som skapats i systemet är det möjligt att generera ett pdf-dokument som sedan kan skrivas ut eller skickas till någon utanför systemet via e-post. Pdf-dokument baserar sig på format som anpassas till den organisationens formspråk och kan innehålla logotyp, sidhuvud och sidfot. Dokumentmodulen innehåller också funktioner för att upprätta ett mallbibliotek. Mallar används som utgångspunkt för att skapa olika typer av dokument. Genom att fylla på mallbiblioteket med ofta förekommande texter förkortas ledtiderna kraftigt när olika typer av handlingar skall författas. Utöver att skapa och hantera dokument i systemets egna format kan dessutom externa dokument laddas upp och användas i samtliga delar av systemet.
Omvända auktioner
Elektroniska omvända auktioner kan genomföras i systemet. En e-auktion innehåller positioner som inbjudna leverantörer lägger bud på. E-auktionen kan följas i realtid och efter att den slutförts kan avtal skapas med den vinnande leverantören.
Rapporter
Systemets innehåller dynamisk funktioner för att generera rapporter där data ifrån samtliga affärsobjekt kan extraheras till Excel. Rapporter sätts samman genom att direkt i webbgränssnittet avgränsa den data som skall extraheras. Dessutom innehåller systemet ett antal standardrapporter som ger snabba ögonblicksbilder av organisationens inköpsverksamhet.
Planering
Systemet innehåller funktioner för att upprätta och driva inköpsrelaterade projekt. Aktiviteter i ett projekt kan definieras, tidsättas och delas ut till de valda projektmedlemmarna. Dokument kan laddas upp till en den gemensamma mapp som varje projekt har för att säkerställa att samtliga projektmedlemmar har tillgång till samma information.
